После подписания договора заведите в CRM отдельные задачи на оплату и поставку. Для каждой укажите условие, от которого зависит срок, ответственного и документ, который подтвердит выполнение. Тогда менеджер увидит, что нужно сделать сейчас, а руководитель — где работа остановилась. Ниже разберём, какие поля добавить в карточку договора, как настроить напоминания и что проверять, прежде чем закрыть обязательство.
Какие сроки и условия перенести из договора в CRM?
Начните с подписанного текста и приложений. Найдите пункты, где сказано, кто платит, кто поставляет, от какого события считают срок и чем стороны подтверждают исполнение. Переносите условия своими словами, но рядом сохраняйте ссылку на нужный пункт или файл. Если срок зависит от спецификации, укажите и её версию: иначе после правок команда будет смотреть на старую дату.
Для каждого обязательства заведите отдельную запись в карточке договора. Минимальный набор полей: сторона, действие, основание срока, плановая дата, ответственный, статус и подтверждающий документ. Если поставка разбита на части, создайте записи по каждой части. Общая задача «исполнить договор» не покажет, какая именно партия задержалась.
| Что отслеживать | Как записать срок | Что проверять перед закрытием |
| Выставление счёта | Дата или событие из договора, после которого нужен счёт | Счёт подготовлен и передан адресату |
| Оплату | Условие оплаты и рассчитанная по нему плановая дата | Поступление подтверждено учётом; частичная оплата отмечена отдельно |
| Поставку | Срок по договору или актуальной спецификации | Есть документ, который подтверждает передачу нужной части заказа |
Не ставьте дату оплаты равной дате счёта только потому, что счёт уже готов. Сначала проверьте договорное условие. Точно так же отгрузка со склада и получение товара покупателем могут быть разными событиями — в карточке нужно назвать то, которое стороны выбрали для исполнения обязательства.
Как назначить ответственных после подписания договора?
У каждого обязательства нужен один сотрудник, который следит за сроком. Он не обязан выполнять всю работу сам: менеджер запрашивает у бухгалтерии подтверждение оплаты, а сотрудник, который ведёт поставку, сообщает о готовности товара. Но именно ответственный обновляет статус задачи и выясняет причину задержки, если подтверждения нет.
Заранее договоритесь, кто заменяет ответственного во время отсутствия и кому он сообщает о риске просрочки. Это можно записать в коротком рабочем порядке: кто заводит задачи после подписания, кто проверяет документы и кто меняет плановую дату после согласованных правок. Такой порядок полезнее устной договорённости, когда один и тот же договор ведут несколько сотрудников.
Если договор ещё проходит внутреннее согласование, настройте передачу карточки из этого этапа в работу без повторного ручного ввода. Отдельно можно описать согласование договора в CRM малого бизнеса. После подписи проверьте, что задачи созданы по итоговому тексту, а не по проекту, который обсуждали раньше.
Как настроить напоминания, чтобы срок не потерялся?
Настройте уведомление ответственному до плановой даты. В сообщении должны быть название обязательства, договор и ближайшее действие: запросить подтверждение платежа, подготовить отгрузку или уточнить дату у контрагента. Напоминание без действия быстро превращается в фон, который просто закрывают.
Добавьте отдельное правило для просроченной задачи: CRM показывает её ответственному и руководителю, пока сотрудник не укажет результат или причину задержки. При этом просрочку не следует «исправлять» переносом плановой даты. Сохраните исходный срок, а новую ожидаемую дату запишите отдельно вместе с основанием изменения.
Если дата зависит от события, которого пока нет, не подставляйте удобный день вручную. Например, срок поставки может начинаться после оплаты. Сначала отмечайте подтверждённое поступление денег, затем рассчитывайте дату поставки по условию договора. Если CRM не умеет запускать срок от события, назначьте ответственному задачу проверить это событие и внести дату после подтверждения.
Для договоров с правками особенно важно хранить историю: какая редакция действовала, кто изменил условие и какие задачи пересмотрели. Принцип настройки разобран в материале о том, как связать версии, правки и задачи по договору в CRM.
Как проверять выполнение оплаты и поставки?
Разделите статусы «действие начато» и «обязательство исполнено». Отправленный счёт ещё не подтверждает оплату. Сообщение о готовности товара ещё не подтверждает передачу. Ответственный закрывает задачу после проверки нужного документа или отметки из учётной системы, а в карточке оставляет дату фактического исполнения.
При частичной оплате укажите, сколько уже поступило и какая сумма остаётся открытой. При поставке по частям отмечайте отдельно каждую часть и её подтверждение. Так руководитель видит остаток работы, даже если общий договор ещё действует. Суммы и даты берите из документов и учёта, а не из переписки с обещанием «оплатим скоро».
Проверку открытых обязательств удобно включить в обычную работу команды: ответственный смотрит задачи с близким сроком, просрочки и записи без подтверждения. Если на каждом из этих этапов сотрудники копируют данные между системами вручную, сначала опишите путь информации: от договора и счёта до отметки об оплате или поставке. После этого станет понятно, какие поля и действия стоит автоматизировать.
Какие ошибки мешают вести договорные сроки в CRM?
- Хранить все сроки в заметке к сделке. Исправление: создать отдельные задачи на оплату и поставку с собственными датами и статусами.
- Назначать задачу «отделу». Исправление: выбрать одного ответственного и указать, кто подменяет его при отсутствии.
- Переносить срок без объяснения. Исправление: сохранять исходную дату, а рядом записывать новую ожидаемую дату и основание.
- Закрывать оплату по выставленному счёту, а поставку — по обещанию отгрузить. Исправление: определить для каждой задачи подтверждение, которое сотрудник проверит перед закрытием.
Откройте один подписанный договор и выпишите из него ближайшее обязательство: действие, условие срока и имя ответственного. Эту запись уже можно перенести в CRM и проверить, хватает ли в карточке полей для контроля.
