Начните с одного маршрута для типового договора: кто готовит текст, кто проверяет условия, кто принимает окончательное решение и куда возвращаются правки. В CRM каждому этапу нужны ответственный, срок и понятный результат: «согласовано» или «вернуть на доработку». Тогда сотрудник видит, чьего ответа ждёт договор, а руководитель находит задержку по статусу и дате последнего действия. Ниже — порядок настройки, который можно проверить на ближайшем реальном договоре.
Как описать маршрут согласования до настройки CRM?
Возьмите договор, который компания заключает регулярно, и запишите его путь от подготовки до подписи. Для небольшой компании маршрут может выглядеть так: менеджер заполняет шаблон и условия сделки, бухгалтер проверяет реквизиты и порядок оплаты, руководитель утверждает итоговый текст. Если договор содержит условия, которые эти сотрудники не проверяют, добавьте отдельный этап для профильного специалиста. Начните с реального порядка работы: кто сейчас получает документ и какое решение от него ждут.
Для каждого этапа ответьте на четыре вопроса: кто передаёт договор дальше, кто его проверяет, что именно он проверяет и как сообщает о результате. Формулировки «проверить договор» мало. Например, бухгалтеру можно поручить проверить реквизиты и условия оплаты, а менеджеру — сверить состав услуги с договорённостью в сделке.
- «Черновик»: менеджер заполняет договор и прикладывает файл к сделке.
- «Проверка условий»: ответственный оставляет замечание или подтверждает свой участок.
- «Правки»: менеджер вносит изменения и отправляет новую версию на повторную проверку.
- «Утверждён»: руководитель подтвердил текст, который можно передать на подпись.
- «Подписан»: сотрудник прикрепил итоговый документ и отметил завершение работы.
Последние два статуса лучше разделить. Согласие руководителя с текстом ещё не означает, что стороны подписали договор. Если в компании уже есть рабочий порядок согласования, перенесите его в статусы без лишних этапов. Если порядок каждый раз меняется, сначала договоритесь о типовом маршруте: CRM не решит за сотрудников, кому проверять спорные условия.
Что хранить в карточке договора, чтобы не потерять правки?
Свяжите договор со сделкой или клиентом, чтобы сотрудник видел, к какой продаже он относится. В карточке договора укажите ответственного за текущий этап, срок ответа и ссылку на актуальный файл. Рядом оставьте историю решений: кто согласовал текст, кто вернул его и с каким замечанием. Тогда после устного обсуждения не придётся восстанавливать решение по памяти.
Вложение с названием «договор_финал» быстро теряет смысл, когда стороны обмениваются правками. Задайте простой порядок: менеджер прикрепляет новую версию к той же карточке, отмечает её как текущую и пишет, что изменилось. Проверяющий комментирует именно эту версию. Старые файлы остаются в истории, но их не отправляют на подпись. Подробный порядок связи файлов и поручений описан в материале о версиях, правках и задачах по договору в CRM.
В комментарии просите указывать действие. Вместо «пункт про оплату не подходит» полезнее написать: «В разделе об оплате заменить условие на согласованное со сделкой и вернуть мне на проверку». Если решение принято вне CRM, сотрудник переносит его в карточку до смены статуса. Так следующий участник маршрута видит и ответ, и текст, к которому он относится.
Как назначить сроки и увидеть, где договор задержался?
У каждого этапа должен быть свой срок. Назначайте его тому, кто сейчас проверяет договор, а не менеджеру, который уже передал файл. Для типового маршрута можно задать правила по умолчанию, а для срочного договора изменить срок в карточке вручную. О том, как учитывать рабочее время при таких настройках, читайте в материале о сроках ответа в CRM с учётом рабочих часов.
Для поиска задержки достаточно трёх полей: текущий статус, ответственный и срок ответа. Добавьте дату последнего действия, чтобы отличать договор, который только поступил на проверку, от договора, по которому давно нет решения. Руководитель сможет открыть список договоров с истёкшим сроком и обратиться к конкретному сотруднику. Если ответа нет из-за отсутствия нужных условий, сотрудник возвращает договор на правки с комментарием, а не оставляет его в статусе проверки.
Уведомление о приближении срока помогает, только если сотрудник знает, что сделать после открытия карточки. Проверьте это на одном договоре: менеджер отправляет его на согласование, проверяющий получает задачу, оставляет решение, а менеджер видит, требуется ли правка. Если уведомление пришло без файла или замечание осталось в личной переписке, исправьте маршрут до переноса остальных договоров.
Какие ошибки мешают согласованию даже после настройки CRM?
- Один статус «на согласовании» для всех проверок. Разделите этапы по решениям, иначе задержку нельзя привязать к ответственному.
- Общая задача без исполнителя. Назначьте человека, который подтверждает конкретный этап и передаёт договор дальше.
- Правки в нескольких копиях файла. Выберите текущую версию в карточке и просите оставлять замечания к ней.
- Согласование только в переписке. Переносите итог каждого обсуждения в карточку, прежде чем менять статус.
- Статус «подписан» сразу после внутреннего утверждения. Отмечайте подпись лишь после того, как итоговый документ появился в карточке.
Если CRM уже используется для продаж, настройку можно начать с отдельного маршрута для договоров, не меняя всю воронку. При выборе новой системы проверьте маршрут на пробной сделке: получится ли назначить ответственного, вернуть документ с правкой и найти утверждённую версию. Первый шаг займёт меньше двух минут: откройте ближайший договор и запишите, у кого он сейчас находится и какого решения от этого человека ждут.
